Bankett & Veranstaltung

Event-Management System für Konferenz/Tagungshotels und andere Veranstaltungsorte mit hochklassiger Funktionalität

 

 event management

Fidelity Banquet & Event bietet Automatisierung und Management Funktionalität für Tagung und Veranstaltungen (Konferenzen), auch für Conventions an mehreren Veranstaltungsorten, mit einer 360° Einblickfunktion für jedes Gast oder Gruppenereignis (Bankette, Seminare, Konferenzen usw.)

Die Software wurde mit besonderer Rücksicht auf die Bedürfnisse von Tagungs- und Konferenzhotels entwickelt. Fidelity Banquet & Event ist ein effektives und benutzerfreundliches System, das ihnen in jeder Phase ihres Projekts zur Hand gehen wird. Die Features der Software: automatisierte Angebotsvorbereitung, Saalreservierung (so wie Zimmer und andere Einrichtungen), Ressourcenkoordinierung (Catering, A/V Ausrüstung, Personal usw.). Des Weiteren ermöglicht die Software eine Echtzeit Überwachung des Event-Status, der Teilnehmerregistrierung und noch vieles mehr.

 

 

Die wichtigsten Features

Angebote

  Das Verkaufspersonal kann schnell professionell erscheinende Angebote erstellen. Das Modul ermöglicht eine automatisierte Dokumentationserstellung, abhängig von den eingegangen Anfragen und kann Dokumentenvorlagen nach den besonderen Bedürfnissen des bestimmten Kongresshotels erstellen (personalisierbar).

Buchungen, Kundenprofile & Wartelisten

  Das System ermöglicht das Erstellen von einzelnen oder wiederholten Buchungen, in dem sie einfach ein schon errichtetes Event kopieren.

Grafische Einsicht der Auslastung & Kapazitäten Management

  Der Event Plan hat ein grafisches Display, in dem die Auslastung von Hallen und Konferenzräumen angezeigt wird (nach Tag, Woche und Monat); mehrfarbig um die Übersicht zu erleichtern.

Dynamische Vermietung von Hallen und Konferenzräumen

  Die Hallen können ganz oder in einzelnen Einheiten vermietet werden, wobei die Dimensionen für jede Parzelle einzeln eingerichtet werden können (Breite, Höhe, Bereich, Eingangsbreite und Höhe, maximale Teilnehmerzahl für einzelne Einrichtungen wie Theater, Klassenzimmer, Empfangsräume, Sitzungssäle usw.).

Arbeitsauftrag

  Die Arbeitsaufträge beinhalten alle wesentlichen Informationen über den Kunden, die Vereinbarungen, so wie andere Daten: gemietete Hallen, technische Ausrüstung, Personal, Instruktionen zur Nahrungsmittelzubereitung und eingeplante Pausen. Die Arbeitsaufträge beinhalten des Weiteren Informationen zu den tagesspezifischen Vereinbarungen und individuellen Events innerhalb einer größeren Vereinbarung.

Bankettvorbereitung & Monitoring System

  Das Fidelity Banquet Task Monitoring System bietet Echtzeit Informationen zur Kontrolle und dem Leiten von verschiedenen Event Vorbereitungsarbeiten in den verschiedenen Abteilungen, wie Nahrungsmittel & Getränke, Küche und technische Abteilung. Das Modul ermöglicht automatisierte Instruktionen für einzelne Angestellte oder ganze Abteilungen; jede Abteilung oder Angestellter kann die Aufgabenerfüllung schnell und einfach mit der Benutzung eines Touchscreens bestätigen.

Grafisches Display der Konferenzsäle & Sitzplatzreservierungen/Tischverteilung mit Sitzordnungsschema

  Jedes Event kann eine eigene Sitzordnung haben. Daraus geht eine flexible Preis- und Reservierungsgestaltung hervor, so wie der Verkauf von individuellen Sitzen. Daraus ergeben sich viele verschiedene Preislagen (z.B. ein höherer Preis für einen Tisch in der ersten Reihe).

Online Event-Registrierung und Sitzplatz/Tischreservierungen

  Das Modul ermöglicht eine leichte Onlineregistrierung der Teilnehmer eines Events in Echtzeit, des Weiteren auch die Buchung von einem spezifischen Tisch/Sitzplatz, so wie Onlinebezahlung und die Ausgabe einer Registrierungskarte/Eintrittskarte.

Unterkunft-Management

  Mit der Integrierung von Fidelity PMS in das Fidelity Banquet Solutions-Paket ist es ein Leichtes ein Event zu buchen und gleichzeitig auch die Reservierung von Zimmern für die Teilnehmer des Events zu erledigen, selbst in mehreren Objekten. Alle Event-Teilnehmer können in Fidelity PMS als Gruppenmitglieder eingefügt werden. Als Event-Teilnehmer und Hotelgäste können sie dann besonderen Absprachen unterliegen, wie Preise und Rabatte.

Flexible Abrechnung

  Sie können verschiedene Rechnungstypen erstellen, einschließlich Pro-forma-Rechnungen (auch vor dem Event), und die Rechnungstypen lassen sich leicht gruppieren (nach Hotel, Bankettservice) auch nach dem Event.

Aussagekräftige Berichte

  Das System ermöglicht die Generierung von verschiedenen Berichten, die es leicht machen in das Innere ihres Bankettunternehmens einzusehen. Dieser Service beinhaltet Berichte nach Kunden, wöchentliche oder monatliche Event-Berichte, Verkauf pro Halle, Verkauf pro Monat, Verkauf pro Kunde und viele mehr. Die Berichte sind ihren Bedürfnissen anpassbar.